Verfahrensdokumentation gem. GoBD

Welche Folgen hat eine fehlende Verfahrensdokumentation?

Die Frage, ob eine Verfahrensdokumentation erforderlich ist, hängt von der Komplexität der Prozesse ab. 

Die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD) beantworten diese Frage folgendermaßen:

"Solange das Fehlen oder die Unvollständigkeit der Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Überprüfbarkeit nicht beeinträchtigt, liegt kein formeller Mangel vor, der dazu führen kann, die Buchführung abzulehnen."


Wenn die Prozesse also einfach genug sind, um ohne Dokumentation nachvollziehbar und überprüfbar zu sein, hat das Fehlen keine direkten Folgen. Bei komplexen Prozessen kann das Fehlen der Dokumentation jedoch dazu führen, dass die Buchführung abgelehnt wird, insbesondere wenn weitere Fehler in der Buchführung vorliegen. 
Die Konsequenzen liegen im Ermessen des Betriebsprüfers. Eine aussagekräftige Verfahrensdokumentation kann jedoch dazu beitragen, Strafen zu vermeiden oder zu mildern, wenn Fehler in der Buchführung gefunden werden.

Wir helfen Ihnen die Verfahrensdokumentation aufzubauen

Im Rahmen unserer Dienstleistungen führen wir mit dem Unternehmen online eine formularbasierende Bestandsaufnahme durch, bei der alle relevanten Informationen und IT-Systeme identifiziert und erfasst werden, die für die Erstellung einer Verfahrensdokumentation erforderlich sind. Diese Bestandsaufnahme ermöglicht es, einen umfassenden Überblick über die internen Prozesse und Systeme eines Unternehmens zu erhalten und sicherzustellen, dass alle wichtigen Informationen für die Dokumentation erfasst werden.

Die erfassten Daten fließen direkt in die Verfahrensdokumentation ein und sind damit sofort Bestandteil der Verfahrensdokumentation, die den Anforderungen der GoBD entspricht. Die generelle Frage ist – in welchen GoBD Dokumentation Status befinden Sie sich momentan? Wir finden es für Sie heraus durch einen kurzen GoBD-Quickcheck. 

Aufbau und Begleitung bei dem Aufbau einer Verfahrensdokumentation gem. GoBD

Die Verfahrensdokumentation gem. GoBD bildet sämtliche Prozesse eines Unternehmens oder Organisation ab. Festgehalten werden dabei nicht nur die Prozessketten und Abläufe, sondern auch die verantwortlichen Posten und Personen. Die Verfahrensdokumentation soll den aktuellen Zustand aller steuerrelevanten Prozesse im Unternehmen festhalten. Wichtig bei der Erstellung ist dabei, dass die

  • Aufgaben und Verantwortlichkeiten, 
  • die eingesetzten Softwareprodukte, Technologie und 
  • die relevanten Prozessschritte 


des Unternehmens ausreichend, rechtskonform und klar dokumentiert werden.

Mit einer Verfahrensdokumentation kann das Unternehmen dafür sorgen, dass in sämtlichen Geschäftsprozessen eine einheitliche Qualität eingehalten wird.

Zudem wird sichergestellt, dass die eigenen Prozesse den Anforderungen der Buchhaltung und der Finanzbehörden entsprechen. Auch können die Informationen, die in einer Verfahrensdokumentation festgehalten sind, die Einarbeitungszeit neuer Mitarbeitenden verkürzen. Zudem werden Aus- und Weiterbildungsbedarfe schneller erkannt.

Eine Verfahrensdokumentation sollte nicht nur in analoger Form oder als Word-Datei vorliegen. Stattdessen sollten Sie für die Erstellung der Dokumentation eine Softwarelösung wie VaDok® verwenden, die den gesetzlichen Anforderungen entspricht und mit der man auch allen anderen Dokumentationspflichten nachkommen kann. So stellen Sie sicher, dass die Finanzbehörden bei einer digitalen Betriebsprüfung problemlos und medienbruchfrei auf Ihre Dokumentation zugreifen können.



Unternehmensweite Verfahrensdokumentation gem. GoBD für eine sachgerechte Compliance Dokumentation

Mit der cloudbasierte Dokumentationslösung für eine Verfahrensdokumentation gem. GoBD auf Basis der VaDok© Informationsplattform  wird Ihre Verfahrensdokumentation gesetzeskonform und rechtssicher erstellt und gepflegt. 

 Hierzu verwenden wir bereits aufbereitete Vorlagen. In VaDok® werden die vorhandenen Prozesse bzw. Verfahren im Sinne der GoBD dokumentiert und bei Bedarf mit zusätzlichen Dokumenten erklärt, so dass ein fachlich versierter Dritter (Betriebsprüfer oder Wirtschaftsprüfer) das Verfahren auch verstehen kann.


Zusätzlich kann man eine Verfahrensbeschreibung auch als Verarbeitung im Sinne der DS-GVO dem Datenschutz zuordnen oder für das Qualitätsmanagement erweitern und damit die Beschreibung eines Verfahrens für mehrere Dokumentationsbereiche nutzen. 


Sie ist ein Grundelement eines unternehmensweiten Compliance Management Systems und unabdingbar bei der Überwachung der Angemessenheit und Wirksamkeit. Darüber hinaus dient Sie als sehr effektives organisationsweites Kommunikationsmedium bei der Bekanntmachung und Verbreitung der getroffenen Maßnahmen für alle Mitarbeiter. 

Bei der Vielzahl an gesetzlichen Auflagen ist es heutzutage empfehlenswert, einen unternehmensweiten, ganzheitlichen Compliance Ansatz zu etablieren.
Außerdem ist die Dokumentation erforderlich für jede Art von Prüfungen, die durch externe und interne Prüfer durchgeführt werden können. Sie wird u.a. durch Behörden, Gesellschafter und Aktionäre, Kontrollgremien, Geschäftsleitung, Finanzinstitute und Auftraggeber gefordert. 

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