Softwaretestat nach IDW PS 880?

Herausforderung

Die Digitalisierung stellt heutzutage zunehmend höhere Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit und Sicherheit von Softwareprodukten. Daneben sind weitere Pflichten hinsichtlich der Angemessenheit und Funktionsfähigkeit der Programmfunktionen sowie der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten von Daten und Dokumenten aus handels- und steuerrechtlicher Sicht zu erfüllen.

Softwarezertifizierungen gemäß IDW PS 880 werden als Entscheidungskriterium bei der Auswahl einer rechnungslegungsrelevanten Software von potentiellen Anwendern sehr häufig aktiv eingefordert. 

Die IDW-Prüfungskriterien sind so konzipiert, dass sie erkennen lassen, ob die zu prüfende Software den gesetzlichen  Anforderungen generell entspricht und die steuerrelevanten Prozesse des Unternehmens ordnungsgemäß unterstützt. 

Für Softwarehersteller dient somit eine externe Prüfung gemäß IDW PS 880 nicht nur zur Stärkung der Marktposition, sondern gilt auch als wichtiger Bestandteil der internen Qualitätssicherung und stellt somit eine externe Testierung der Qualität des Softwareproduktes dar. 

Methodik

Revisionsmethodisch werden bei der Vorbereitung der Software Zertifizierung zwei Prüfmethoden angewendet. Zuerst wird eine Prozess orientierte sogenannte „Systemprüfung“  durchgeführt. Das System der Softwareherstellung wird beurteilt, um mit diesem Urteil auf die Qualität des Ergebnisses „Software“ zu schließen. Bei der produktorientierten Software-Zertifizierung handelt es sich um eine „ergebnisorientierte Prüfung“. Das System der Softwareherstellung wird als Black-Box behandelt. Was beurteilt wird, ist ausschließlich das Ergebnis; in diesem Fall das Softwareprodukt. 

Es sind die Verarbeitungsfunktionen festzustellen, die mindestens notwendig sind, um die handels-und steuerrechtlichen Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit zu erfüllen.

In der Regel sind im Einzelnen die folgenden Bereiche Gegenstand der IDW PS 880-Prüfung:

• Vollständigkeit, Aktualität und Aussagefähigkeit der Verfahrensdokumentation.
• Softwareentwicklungsverfahren einschließlich Softwarewartung, Test und Freigabe.
• Angemessenheit der für das Aufgabengebiet der Softwareprodukte notwendigen Programmfunktionen.
• Sachgerechte programmtechnische Umsetzung der als angemessen beurteilten Programmfunktionen (Funktionsprüfung).

Vorgehensweise

Wir bereiten zu prüfende Softwareprodukte auf die  Prüfung nach dem Prüfungsstandard (PS 880) „Prüfung von Softwareprodukten“ des Instituts der Wirtschaftsprüfer (IDW) vor, der speziell auf die Erfüllung der rechnungslegungsrelevanten Anforderungen ausgerichtet ist. 

Die Prüfung folgt einem strukturierten Ablauf, um sicherzustellen, dass Softwareprodukte den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GOB) und Rechnungslegung sowie den Sicherheitsanforderungen entsprechen. Bei der Vorbereitung zur Prüfung durch eine Wirtschaftsprüferkanzlei orientierten wir uns an den folgenden Prüfungskriterien:

• IDW Stellungnahme zur Rechnungslegung „Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung bei Einsatz von Informationstechnologie“ (IDW RS FAIT 1, Stand 24. September 2002)
• Stellungnahme des Instituts der Wirtschaftsprüfer zur Rechnungslegung „Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung beim Einsatz elektronischer Archivierungsverfahren“ (IDW RS FAIT 3, Stand: 11. September 2015)
• „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD vom 28. November 2019)
• „Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführungssysteme“ (GoB), gemäß Handels- und Steuerrecht (§§ 238 ff., 257 HGB und §§ 146, 147 AO )
• IDW-Prüfungsstandard „Abschlussprüfung bei Einsatz von Informationstechnologie“ (IDW PS 330)
• Vorschriften der Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes.

Der Ablauf umfasst in der Regel die folgenden Schritte:

• Vorbereitung und Planung
• Risikobewertung
• Durchführung der Prüfung
• Dokumentation und Berichterstattung
• Management Review
• Zertifikat oder Bestätigung
• Ggfs. Überwachung und Wartung