Internes Kontrollsystem (IKS)
Was bedeutet IKS heutzutage und wie schützen Sie sich?
Unternehmerische Überwachungs- und Kontrollsysteme gewinnen weiter an Bedeutung. Neben der Überwachung und Steuerung unternehmerischer Risiken, rücken das interne Kontrollsystem (IKS) sowie Risikomanagement Systeme (RMS) in den Fokus der Corporate Governance Diskussion. In unerwarteten Situationen wie existenzgefährdenden Risiken oder Korruptionsrisiken stellen sich oft Fragen, warum die internen Kontrollsysteme und das Risikomanagementsystem nicht effektiv funktioniert haben. Es geht darum, ob diese Systeme angemessen und wirksam waren und ob sie ausreichende Kontrollen und Bewertungen basierend auf den Risiken und rechtlichen Verpflichtungen hatten. Diese Fragen beschäftigen oft das Management und die Aufsichtsgremien.
Wir helfen Ihnen ihr Informationssystem für das IKS aufzubauen
Wir unterstützen Sie sowohl beim Aufbau und bei der Neueinrichtung als auch bei der Weiterentwicklung sowie Funktions- bzw. Wirksamkeitsprüfung ihrer Überwachungssysteme durch zielführende, transparente und flexible Informations- und Dokumentation Management Lösungen.
Die Schwerpunkte innerhalb der IKS Beratung sind je nach Branche und betrieblichen Umfeld unterschiedlich. Außerdem spielt die derzeitige Situation innerhalb des Unternehmens eine bedeutsame Rolle. Es gibt Unternehmen, die noch keine durchgängigen Maßnahmen in Sachen internes Kontrollsystem durchgeführt haben. Andere sind schon etwas weiter mit ihren Dokumentationspflichten für das IKS, weil sie beispielsweise einen Compliance Manager bestellt haben und IKS Standards bereits eingeführt sowie Schulungen abgehalten haben. Die generelle Frage ist – in welchen IKS Dokumentation Status befinden Sie sich momentan? Wir finden es für Sie heraus durch einen kurzen IKS-Quickcheck.
Aufbau und Begleitung einer IKS-Dokumentation für das Unternehmen mit Grundsätzen, Verfahren und Normen
Unter einem IKS-System versteht man die vom Management im Unternehmen eingeführten Grundsätze, Verfahren und Maßnahmen (Regelungen), die auf die organisatorische Umsetzung der Entscheidungen des Managements gerichtet sind, beispielsweise zur Sicherung der Wirksamkeit und Wirtschaftlichkeit der Geschäftstätigkeit. Ein Internes Kontrollsystem setzt sich aus den Komponenten „Kontrollumfeld“, „Risiko Assessment“, „Kontrollaktivitäten“, „Information und Kommunikation“ sowie „Überwachungsaktivitäten“ zusammen, welche im Wesentlichen in die Unternehmensprozesse zu integrieren sind (vgl. COSO 2013 - Internal Control – Integrated Framework und ISO 37301).
Um die Funktionsfähigkeit aller wesentlichen Geschäftsabläufe sicherzustellen, ist ein effektives Internes Kontrollsystems notwendig. Das übergeordnete Ziel eines IKS liegt darin, als integraler Bestandteil des unternehmensweiten Risiko-Management alle wesentlichen operativen und finanziellen Unternehmensrisiken abzubilden und auf ein für das Unternehmen tragbares Niveau zu reduzieren. Das IKS hat somit eine präventive und aufdeckende Funktion und unterstützt den optimalen Ablauf der Unternehmensprozesse. Wichtig dabei ist eine Informationssystem und Dokumentation für die Richtigkeit und Sicherheit als Nachweis für die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften (HGB §257 und AO §146) und Maßnahmen nachvollziehbar (AO §146 Abs. 4) zu erstellen.
Unternehmensweite Dokumentationslösung für ein IKS-System für eine sachgerechte Compliance Dokumentation
Eine cloudbasierte IKS-Dokumentationslösung auf Basis VaDok© Informationsplattform stellt die Grundlage für eine erfolgreiche Umsetzung der genannten Gesetzte und Regelungen dar und dient dem Nachweis der getroffenen organisatorischen und technischen Maßnahmen im Unternehmen. Sie ist ein Grundelement eines unternehmensweiten Compliance Management Systems und unabdingbar bei der Überwachung der Angemessenheit und Wirksamkeit. Darüber hinaus dient Sie als sehr effektives organisationsweites Kommunikationsmedium bei der Bekanntmachung und Verbreitung der getroffenen Maßnahmen für alle Mitarbeiter.
Bei der Vielzahl der gesetzlichen Auflagen ist es heutzutage empfehlenswert, einen unternehmensweiten, ganzheitlichen Compliance Ansatz zu etablieren.
Ausserdem ist die Dokumentation erforderlich für jede Art von Prüfung, die durch externe und interne Auditoren und Prüfer durchgeführt werden können. Sie wird u.a. durch Behörden, Gesellschafter und Aktionäre, Kontrollgremien, Geschäftsleitung, Finanzinstitute und Auftraggeber gefordert.
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