Was ist ein Verfahrensdokumentation?

Eine Verfahrensdokumentation beschreibt detailliert die notwendigen Schritte für steuerrelevante Prozesse oder bestimmte Aufgaben. Sie bildet einen wesentlichen Bestandteil der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und elektronischen Unterlagen sowie zum Datenzugriff (GoBD).

Ihre Funktion besteht darin, als Nachweis zu dienen und die Erfüllung der Anforderungen des Handelsgesetzbuchs, der Abgabenordnung und der Grundsätze der ordnungsmäßigen Buchführung sicherzustellen. 

Die Verfahrensdokumentation verschafft einen umfassenden Überblick über die digitalen geschäftsrelevanten Prozesse, Daten und Ablagesysteme eines Unternehmens. Im Vorfeld einer Betriebsprüfung fordert die Finanzverwaltung die Verfahrensdokumentation an, um den Prüfern eine effiziente Überprüfung der digitalen Steuerunterlagen zu ermöglichen. Praktisch dient die Verfahrensdokumentation dem Betriebsprüfer als Handbuch für das Unternehmen. Gleichzeitig kann auch das Unternehmen selbst von der Verfahrensdokumentation profitieren, indem sie beispielsweise Abläufe und Prozesse optimiert. 

Ein integraler Bestandteil einer vollständigen und korrekten Verfahrensdokumentation ist ein internes Kontrollsystem, das die Einhaltung der Verfahrensanweisungen für den Umgang mit Belegen und Daten überwacht und in der Verfahrensdokumentation aufgeführt werden muss. Wichtig ist zu betonen, dass eine Verfahrensdokumentation keine einmalige Angelegenheit ist, sondern kontinuierlich aktualisiert und fortgeführt werden muss.