Verfahrens-dokumentation gem. GoBD
Welche Folgen hat eine fehlende Verfahrensdokumentation?
Die Frage, ob eine Verfahrensdokumentation erforderlich ist, hängt von der Komplexität der Prozesse ab.
Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) beantworten diese Frage folgendermaßen:
„Solange das Fehlen oder die Unvollständigkeit der Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Überprüfbarkeit nicht beeinträchtigt, liegt kein formeller Mangel vor, der dazu führen kann, die Buchführung abzulehnen.“
Wenn die Prozesse also einfach genug sind, um ohne Dokumentation nachvollziehbar und überprüfbar zu sein, hat das Fehlen keine direkten Folgen. Bei komplexen Prozessen kann das Fehlen der Dokumentation jedoch dazu führen, dass die Buchführung abgelehnt wird, insbesondere wenn weitere Fehler in der Buchführung vorliegen.
Die Konsequenzen liegen im Ermessen des Betriebsprüfers. Eine aussagekräftige Verfahrensdokumentation kann jedoch dazu beitragen, Strafen zu vermeiden oder zu mildern, wenn Fehler in der Buchführung gefunden werden.
Wir helfen Ihnen die Verfahrensdokumentation aufzubauen
Im Rahmen unserer Dienstleistungen führen wir mit dem Unternehmen online eine formularbasierende Bestandsaufnahme durch, bei der alle relevanten Informationen und IT-Systeme identifiziert und erfasst werden, die für die Erstellung einer Verfahrensdokumentation erforderlich sind. Diese Bestandsaufnahme ermöglicht es, einen umfassenden Überblick über die internen Prozesse und Systeme eines Unternehmens zu erhalten und sicherzustellen, dass alle wichtigen Informationen für die Dokumentation erfasst werden.
Die erfassten Daten fließen direkt in die Verfahrensdokumentation ein und sind damit sofort Bestandteil der Verfahrensdokumentation, die den Anforderungen der GoBD entspricht. Die generelle Frage ist – in welchen GoBD Dokumentation Status befinden Sie sich momentan? Wir finden es für Sie heraus durch einen kurzen GoBD-Quickcheck.
Was bedeutet es, wenn keine Verfahrensdokumentation vorliegt?
„Solange das Fehlen oder die Unvollständigkeit der Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Überprüfbarkeit nicht beeinträchtigt, liegt kein formeller Mangel vor, der dazu führen kann, die Buchführung abzulehnen.“
Sind Ihre Prozesse überschaubar und auch ohne schriftliche Fixierung jederzeit nachvollziehbar, entstehen durch das Fehlen einer Dokumentation zunächst keine unmittelbaren Nachteile. Bei komplexeren Abläufen hingegen kann das Fehlen einer Verfahrensdokumentation dazu führen, dass die Buchführung beanstandet oder sogar verworfen wird – insbesondere, wenn zusätzlich weitere Mängel vorliegen.
Unser Angebot: Ihre GoBD-konforme Verfahrensdokumentation – einfach und sicher
- Schneller, digitaler Erfassungsprozess
- Vollständiger Überblick über Ihre internen Abläufe und Systemlandschaft
- Direkte Überführung der erfassten Daten in eine GoBD-konforme Dokumentation
- Rechtssicherheit durch prüfungsfeste Unterlagen
Wo stehen Sie aktuell?
Unternehmensweite Verfahrensdokumentation gem. GoBD für eine sachgerechte Compliance Dokumentation
Mit der cloudbasierte Dokumentationslösung für eine Verfahrensdokumentation gem. GoBD auf Basis der VaDok® Informationsplattform wird Ihre Verfahrensdokumentation gesetzeskonform und rechtssicher erstellt und gepflegt.
Hierzu verwenden wir bereits aufbereitete Vorlagen. In VaDok® werden die vorhandenen Prozesse bzw. Verfahren im Sinne der GoBD dokumentiert und bei Bedarf mit zusätzlichen Dokumenten erklärt, so dass ein fachlich versierter Dritter (Betriebsprüfer oder Wirtschaftsprüfer) das Verfahren auch verstehen kann.
Zusätzlich kann man eine Verfahrensbeschreibung auch als Verarbeitung im Sinne der DS-GVO dem Datenschutz zuordnen oder für das Qualitätsmanagement erweitern und damit die Beschreibung eines Verfahrens für mehrere Dokumentationsbereiche nutzen.
Sie ist ein Grundelement eines unternehmensweiten Compliance Management Systems und unabdingbar bei der Überwachung der Angemessenheit und Wirksamkeit. Darüber hinaus dient Sie als sehr effektives organisationsweites Kommunikationsmedium bei der Bekanntmachung und Verbreitung der getroffenen Maßnahmen für alle Mitarbeiter.
Bei der Vielzahl an gesetzlichen Auflagen ist es heutzutage empfehlenswert, einen unternehmensweiten, ganzheitlichen Compliance Ansatz zu etablieren.
Außerdem ist die Dokumentation erforderlich für jede Art von Prüfungen, die durch externe und interne Prüfer durchgeführt werden können. Sie wird u.a. durch Behörden, Gesellschafter und Aktionäre, Kontrollgremien, Geschäftsleitung, Finanzinstitute und Auftraggeber gefordert.
Lassen Sie uns miteinander sprechen
Wir möchten Ihnen unseren Service in einem kurzen Videocall gerne einmal vorstellen. Vereinbaren Sie doch einfach mit wenigen Klicks einen für Sie passenden Termin. Wir freuen uns auf das Gespräch mit Ihnen.