Hinweisgebersysteme und Beschwerdeverfahren

 

Bedeutung und Herausforderungen

Rechtliche Grundlagen

Unternehmen stehen heute vor der Aufgabe, eine verlässliche und transparente Compliance‑Struktur aufzubauen. Zwei zentrale Gesetze spielen dabei eine wichtige Rolle: das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) und das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG).

HinSchG – Hinweisgeberschutzgesetz

Unternehmen sind verpflichtet, ein internes Hinweisgebersystem einzurichten, das Meldungen über Rechtsverstöße ermöglicht und Hinweisgeber vor Benachteiligungen schützt. Anonyme Meldungen müssen nicht zwingend angeboten werden, sind aber in der Praxis sinnvoll.

LkSG – Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz

Unternehmen ab 1.000 Mitarbeitenden müssen ein Beschwerdeverfahren einrichten, das menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken in der Lieferkette adressiert. Ziel ist es, Risiken frühzeitig zu erkennen, Verstöße zu verhindern und Betroffenen eine sichere Meldemöglichkeit zu geben.

 

Risiken bei Nichteinhaltung

Die Nichtbeachtung dieser gesetzlichen Vorgaben kann zu erheblichen Konsequenzen führen:

  • Bußgelder und Zwangsgelder

  • Reputationsschäden

  • erhöhte Prüfungsrisiken

  • Vertrauensverlust bei Kunden, Partnern und Mitarbeitenden

 

Umsetzung der Systeme

Hinweisgebersystem (HinSchG)

  • Pflicht für Unternehmen ab 50 Beschäftigten

  • Meldestellen können intern oder extern betrieben werden

  • Konzernlösungen sind möglich, aber rechtlich sorgfältig auszugestalten

Beschwerdeverfahren (LkSG)

  • Pflicht für Unternehmen ab 1.000 Mitarbeitenden

  • Verfahren muss zugänglich, vertraulich und fair gestaltet sein

  • Betroffene müssen Meldungen ohne Hürden einreichen können

Datenschutz

Da personenbezogene Daten verarbeitet werden, gelten die Anforderungen der DSGVO und des BDSG:

  • Rechtsgrundlagen müssen dokumentiert werden (Art. 30 DSGVO)

  • Verarbeitung erfolgt in der Regel aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)

  • Einwilligungen sind ungeeignet, da sie widerrufbar sind

  • Besondere Kategorien personenbezogener Daten dürfen nur unter engen Voraussetzungen verarbeitet werden

 

Mitbestimmung und Informationspflichten

Mitbestimmung

Die Einführung eines Hinweisgebersystems kann mitbestimmungspflichtig sein, insbesondere wenn technische Einrichtungen zur Überwachung von Verhalten oder Leistung eingesetzt werden.

Informationspflichten

Unternehmen müssen transparent darüber informieren:

  • welche Daten verarbeitet werden

  • zu welchen Zwecken

  • wer Zugriff erhält

  • welche Rechte Betroffene haben

Dies erfolgt nach Art. 12 ff. DSGVO.

 

Rechte der Betroffenen

  • Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO), mit Einschränkungen zum Schutz der Identität von Hinweisgebern

  • Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung

  • Meldung von Datenpannen an die Aufsichtsbehörde (Art. 33 DSGVO)

  • Beschwerderecht bei einer Datenschutzbehörde

 

Fazit

Die Einführung von Hinweisgebersystemen und Beschwerdeverfahren erfordert eine sorgfältige Umsetzung und eine klare Dokumentation. Datenschutz, Transparenz und Mitbestimmung spielen dabei eine zentrale Rolle. Unternehmen, die diese Anforderungen frühzeitig und strukturiert angehen, schaffen Vertrauen, reduzieren Risiken und stärken ihre Compliance‑Kultur.

 

Sicherheit von Anfang an

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